Hành chính văn phòng

• Quản lý vận hành văn phòng
• Đảm bảo tòa nhà văn phòng TT6 tại Nha Trang vận hành an toàn, chuyên nghiệp, xanh - sạch - đẹp, tối ưu hóa công năng và chi phí.
• Giám sát toàn bộ công tác an ninh, PCCC, vệ sinh, cảnh quan, điện nước, mạng internet, trang thiết bị văn phòng tại tòa nhà.
• Lập và duy trì kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ hệ thống kỹ thuật văn phòng (thang máy, điều hòa, máy phát điện, thiết bị PCCC...).
• Bố trí chỗ ngồi làm việc, phòng họp, khu vực đón tiếp khách, pantry khoa học, tối ưu diện tích.
• Quản lý tài sản, công dụng cụ văn phòng; thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ.
• Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, đáp ứng quy chuẩn vệ sinh lao động và nhận diện thương hiệu công ty.
• Quản lý công tác Hành chính tổng hợp tại Nha Trang
• Văn thư & Lễ tân: Quản lý công tác văn thư lưu trữ, con dấu, công văn đi/đến; chỉ đạo công tác lễ tân đón tiếp khách đến làm việc chuyên nghiệp.
• Quản lý đội xe & Di chuyển: Quản lý điều động xe công tác, chi phí xăng dầu, bảo dưỡng xe công ty tại khu vực Nha Trang.
• Kiểm tra & Giám sát: Có quyền kiểm tra việc chấp hành nội quy văn phòng, sử dụng tài sản công ty tại tòa nhà TT6 đối với toàn thể CBNV.
• Quản lý nhân sự trực thuộc: Phân công công việc, đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên hành chính, lễ tân, tạp vụ, bảo vệ, lái xe; đồng thời đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng.
• Xây dựng và Quản lý Chi phí Hành chính
• Hàng năm/quý, phối hợp xây dựng dự toán ngân sách chi phí hành chính (văn phòng phẩm, cước điện thoại, internet, vệ sinh, sửa chữa tài sản, vé máy bay, khách sạn, chi phí tòa nhà TT6...).
• Xây dựng và giám sát định mức tiêu hao văn phòng phẩm, năng lượng, vật tư hành chính.
• Kiểm soát, thẩm định toàn bộ đề nghị thanh toán thuộc mảng hành chính trước khi trình Trưởng phòng/Ban Giám đốc phê duyệt, đảm bảo đúng định mức và ngân sách được duyệt.
• Mua sắm các công cụ, dụng cụ, vật tư tiêu hao cho Phòng Hành chính và Ban Vận hành khi có yêu cầu.
• Quản lý công tác Logistics
• Tham gia xây dựng quy định công tác phí, định mức book vé máy bay, tiêu chuẩn phòng nghỉ/khách sạn cho từng cấp bậc CBNV và khách hàng/đối tác.
• Quản lý nhà Công vụ theo chức năng nhiệm vụ được giao.
• Tổ chức tiếp nhận yêu cầu, làm đầu mối thực hiện đặt vé máy bay, đặt phòng nghỉ khách sạn, xe đưa đón cho CBNV đi công tác hoặc khách hàng/đối tác đến làm việc tại Nha Trang.
• Xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh (thay đổi lịch trình, hoãn/hủy chuyến, sự cố phòng nghỉ).
• Đàm phán giá, ký kết hợp đồng dài hạn với các đại lý vé máy bay, chuỗi khách sạn/resort tại Nha Trang và các tỉnh thành để có mức chiết khấu và ưu đãi tốt nhất.
• Quản lý và Tổ chức Sự kiện của Công ty
• Lập kế hoạch phân công, chuẩn bị phòng họp, âm thanh, ánh sáng, teabreak, trang trí, tiếp đón khách.
• Trực tiếp tham gia khảo sát địa điểm, xây dựng kịch bản hậu cần, đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ sự kiện (Event Agency, MC, âm thanh, ánh sáng, tiệc...).
• Trực tiếp điều phối lực lượng hành chính, lễ tân, an ninh trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
• Quản trị rủi ro phát sinh trong sự kiện (thời tiết, y tế, an ninh, sự cố kỹ thuật).
• Công tác khác
• Thực hiện các công tác khác được Lãnh đạo giao.

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính
• Trình độ: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Luật, Quản trị nhân lực hoặc các ngành liên quan.
• Kỹ năng cốt lõi: Tư duy logic, kỹ năng giải quyết vấn đề, đàm phán tốt, sử dụng thành thạo tin học văn phòng.
• Đặc điểm cá nhân: Cẩn thận, chi tiết, có tinh thần trách nhiệm cao và khả năng chịu áp lực tốt.

• Được mua bảo hiểm sức khỏe VBI
• Thưởng các ngày lễ lớn trong năm, thưởng tết
• Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động

Địa điểm làm việc

• Khánh Hòa: Dự án Libera, Khu Bãi Tiên, Khóm Đường Đệ, Phường Bắc Nha Trang (Phường Bắc Nha Trang thuộc Thành phố Nha Trang cũ)

Thời gian làm việc

• Thứ 2 - Thứ 7 (từ 08:00 đến 17:00)
• Nghỉ trưa từ 12h- 13h từ thứ 2 đến thứ 7

• Email nhận hồ sơ: info@vegacity.vn
• Điện thoại hoặc Zalo: 02583553557
• Người liên hệ: Phòng nhân sự
• Lưu ý: Viết tiêu đề email rõ ràng theo cú pháp: [Vị trí ứng tuyển] - Họ và tên - Số điện thoại
• Hạn nộp hồ sơ: 30/11/2026